Con l’avvicinarsi della data di entrata in vigore del regolamento dell’Unione europea sulla deforestazione (EUDR), prevista per dicembre 2026, le aziende coinvolte nelle catene di approvvigionamento delle materie prime interessate stanno entrando in una fase più concreta di preparazione. L’attenzione non è più rivolta esclusivamente alla comprensione dei requisiti del regolamento, ma alla verifica dell’effettiva funzionalità dei sistemi di conformità nella pratica.

L’evoluzione del documento di orientamento sull’EUDR dalla versione 1 alla versione 3 dimostra come l’interpretazione del regolamento sia maturata. La versione 1 ha gettato le basi iniziali per la comprensione degli obblighi previsti dall’EUDR. La versione 2 ha chiarito le prime questioni relative all’attuazione dopo il primo rinvio. La versione 3 costituisce ora il riferimento più rilevante per prepararsi al 2026, in quanto allinea la tempistica aggiornata, gli obblighi amministrativi semplificati, l’architettura dei ruoli perfezionata e il rapporto tra l’EUDR e altre normative relative alla due diligence.

Per le aziende che operano nel settore delle materie prime quali olio di palma, cacao, caffè, gomma, soia, bestiame e legno, la preparazione al regolamento EUDR non si limita agli impegni politici, alle certificazioni, agli elenchi dei fornitori o degli stabilimenti di lavorazione. Richiede infatti la capacità di integrare in un unico sistema tracciabile e verificabile l’ambito dei prodotti, le informazioni sui fornitori, il luogo di produzione, la geolocalizzazione o l’indirizzo postale valido, le prove di legalità, la valutazione e la mitigazione dei rischi, la conservazione delle informazioni e la documentazione commerciale.

I prodotti immessi sul mercato dell’UE, resi disponibili in tale mercato o esportati da esso devono continuare a essere esenti da deforestazione, legali, tracciabili e supportati da prove documentali. Ciò che è cambiato riguarda la ripartizione delle responsabilità tra i diversi soggetti coinvolti, la possibilità di semplificare alcune procedure amministrative e le modalità con cui le imprese devono strutturare le prove per dimostrare che i propri sistemi di conformità funzionano nella pratica.

La versione 3 della guida introduce diversi aggiornamenti che le aziende devono tradurre in misure concrete.

Trasformare le linee guida in un sistema di conformità efficace

Nel corso della sua evoluzione, la Guida è passata dalla spiegazione dei concetti normativi fondamentali a un quadro di conformità più operativo. Le versioni precedenti si concentravano su concetti di base quali l’immissione sul mercato dei prodotti, la messa a disposizione dei prodotti, le attività di esportazione, gli obblighi degli operatori e dei commercianti, l’ambito di applicazione dei prodotti, la due diligence, la tracciabilità, la geolocalizzazione, la legalità, la certificazione e l’uso agricolo.

Questi principi fondamentali mantengono la loro importanza, ma la Guida V3 si spinge oltre, concentrandosi maggiormente sull’attuazione. L’aggiornamento del 2026 pone maggiore enfasi sugli obblighi specifici per ciascun ruolo, sulla due diligence semplificata, sulle responsabilità degli operatori a valle e dei commercianti, sui requisiti di ammissibilità all’MSPO, sul rapporto con il CSDDD e il regolamento sul lavoro forzato, nonché sui sistemi di documentazione che le aziende devono predisporre prima della scadenza prevista per l’attuazione.

L'architettura dei ruoli diventa più specifica

Una delle novità più significative della versione 3 delle Linee guida è l'architettura dei ruoli, ora definita in modo più esplicito.

Gli obblighi previsti dal regolamento EUDR non sono determinati esclusivamente dall’identità giuridica di una società. Essi dipendono dal ruolo che la società svolge in relazione a un determinato prodotto e a una determinata transazione. Una singola entità giuridica può agire in qualità di operatore per un prodotto, di operatore a valle per un altro prodotto e di operatore commerciale in una transazione diversa.

Ciò rende fondamentale la mappatura dei ruoli e delle transazioni. Le aziende devono valutare se, in ciascuna transazione pertinente, agiscono in qualità di operatore, operatore a valle, commerciante, importatore, esportatore, fornitore di servizi, microoperatore o piccolo operatore primario (MSPO) oppure fornitore extra-UE.

Senza questa mappatura, le aziende potrebbero fraintendere quali obblighi si applicano, chi è tenuto a presentare una dichiarazione di due diligence o una dichiarazione semplificata, chi deve conservare le informazioni e chi deve intervenire quando emergono nuove informazioni sui rischi o preoccupazioni fondate.

La semplificazione richiede comunque il controllo delle prove

La versione 3 delle linee guida introduce alcune semplificazioni volte a ridurre gli oneri amministrativi per determinati soggetti. Tuttavia, tali semplificazioni non devono essere interpretate come una riduzione delle responsabilità.

Ad esempio, gli operatori a valle e gli operatori commerciali potrebbero non essere tenuti a svolgere sistematicamente la due diligence né a presentare una dichiarazione di due diligence o una dichiarazione semplificata per i prodotti già oggetto di tale procedura a monte. Tuttavia, sono comunque tenuti a conservare le informazioni. Ciò comporta la conservazione delle informazioni relative ai fornitori e agli acquirenti, l’archiviazione dei numeri di riferimento o degli identificativi delle dichiarazioni, ove pertinente, e la capacità di fornire le informazioni alle autorità competenti su richiesta.

Qualora nuove informazioni o una segnalazione fondata indichino una possibile non conformità, gli operatori a valle e gli operatori commerciali potrebbero dover informare le autorità competenti e gli operatori a valle interessati, nonché effettuare le verifiche necessarie.

In pratica, ciò significa che le aziende devono disporre di solidi controlli interni sul flusso delle informazioni. Anche nei casi in cui gli obblighi di comunicazione siano semplificati, la capacità di dimostrare la copertura, la tracciabilità e il collegamento rimane fondamentale.

L'MSPO e la due diligence semplificata richiedono un'attenta verifica dei requisiti di ammissibilità

La guida aggiornata chiarisce che il trattamento semplificato ai sensi dell’EUDR è limitato e non deve essere interpretato come un’esenzione generale. Un microoperatore o piccolo operatore primario (MSPO) può avvalersi di una dichiarazione semplificata solo se soddisfa criteri specifici, tra cui l’essere un microoperatore o un piccolo operatore primario stabilito in un paese a basso rischio, immettere direttamente sul mercato o esportare i prodotti in questione e agire in qualità di produttore primario di tali prodotti. In questo contesto, per «produzione primaria» si intende che il soggetto abbia coltivato, raccolto, ottenuto o allevato personalmente i prodotti in questione.

La guida spiega inoltre che un MSPO può, in determinati casi, utilizzare un indirizzo postale anziché la geolocalizzazione, ma solo qualora l’indirizzo corrisponda chiaramente al lotto di terreno o all’allevamento in questione. Ciò non esclude tuttavia la necessità di conservare informazioni e prove sufficienti.

Per gli approvvigionamenti provenienti da paesi a rischio standard o ad alto rischio, non si deve dare per scontata l’applicazione di una due diligence semplificata. Rimane necessaria una due diligence completa, che comprenda la raccolta di informazioni, la valutazione dei rischi e, ove richiesto, la mitigazione degli stessi. Ciò è particolarmente importante per i lotti di provenienza mista, i materiali di provenienza sconosciuta o le catene di approvvigionamento in cui la tracciabilità fino al luogo di produzione è incompleta.

L'ambito di applicazione dei prodotti e la corrispondenza dei codici HS/CN rimangono fondamentali

La guida continua a sottolineare che l’ambito di applicazione del regolamento EUDR è determinato dall’Allegato I e dai codici HS/CN. Ciò significa che la classificazione dei prodotti è una fase fondamentale del processo di preparazione, non un semplice adempimento amministrativo secondario.

Le aziende devono classificare i prodotti in questione in base al codice HS/CN, alla descrizione del prodotto, alla materia prima di riferimento, alla presenza di materiale vergine o riciclato, alle modalità di imballaggio e al fatto che il prodotto sia o meno un prodotto composito. Nel caso dei prodotti compositi, le aziende devono identificare quali materie prime o prodotti siano inclusi e se questi siano già stati considerati a monte.

L'aggiornamento delle linee guida sottolinea inoltre l'importanza di seguire gli sviluppi relativi all'Allegato I e al progetto di atto delegato. Le modifiche proposte includono aggiornamenti relativi ai derivati dell'olio di palma e ai prodotti oleochimici, al caffè solubile, alle lingue di bovino congelate, alle pelli grezze, alle pelli conciate e agli pneumatici ricostruiti.

Per le catene di approvvigionamento dell’olio di palma, ciò è particolarmente importante poiché i derivati a valle potrebbero risentire delle modifiche apportate all’ambito di applicazione. Le aziende devono garantire che la mappatura dell’ambito di applicazione dei prodotti sia mantenuta aggiornata man mano che si evolvono le interpretazioni normative e la copertura dei codici HS/CN.

La certificazione supporta la due diligence, ma non la sostituisce

La Guida mantiene una posizione coerente in merito ai sistemi di certificazione e di verifica da parte di terzi. La certificazione può favorire la valutazione e la mitigazione dei rischi, ma non costituisce una "corsia preferenziale" e non sostituisce la responsabilità dell’operatore in materia di due diligence.

Si tratta di un aspetto importante per le aziende che fanno ampio ricorso alla certificazione nell’ambito del proprio sistema di sostenibilità. La certificazione può fornire prove utili, ma le aziende devono comunque valutare se l’ambito di applicazione dello schema, la sua governance, la catena di custodia, i requisiti di geolocalizzazione, la copertura in materia di legalità e la gestione del rischio di miscelazione siano in linea con le aspettative dell’EUDR.

La complessità della catena di approvvigionamento deve essere tenuta sotto controllo

La complessità della catena di approvvigionamento rimane un fattore di rischio fondamentale ai sensi delle Linee guida. Il rischio aumenta quando una catena di approvvigionamento comprende numerosi intermediari, trasformatori, punti di raccolta o fonti di produzione, in particolare nei casi in cui materiali di origine nota e di origine sconosciuta possano essere mescolati.

Per quanto riguarda l’olio di palma, la questione assume particolare rilevanza nei casi in cui la catena di approvvigionamento comprenda piccoli agricoltori, rivenditori, TTP o PoD, impianti di lavorazione, raffinerie, operatori commerciali, esportatori e spedizioni destinate all’UE. Le aziende devono comprendere come i volumi si muovono attraverso questi livelli e se sia possibile collegare tra loro i dati relativi al prodotto, al fornitore, alla geolocalizzazione, alla legalità e alle transazioni.

La tracciabilità fino al livello della piantagione o del luogo di produzione, la documentazione relativa alla separazione dei prodotti e la riconciliazione dei volumi sono elementi fondamentali per avvalorare una conclusione credibile in merito all’assenza di deforestazione.

Cosa devono fare le aziende per prepararsi

La linea guida V3 evidenzia che la preparazione all’EUDR deve essere sviluppata come un sistema operativo di conformità. Diversi ambiti dovrebbero diventare prioritari:

• Mappatura dell’ambito di applicazione dei prodotti sulla base dell’Allegato I, dei codici HS/CN, della descrizione dei prodotti, delle materie prime pertinenti, delle modalità di imballaggio, del contenuto di materiale riciclato o vergine e dei componenti dei prodotti compositi.
• Mappatura dei ruoli e delle transazioni per determinare se l’azienda agisce in qualità di operatore, operatore a valle, commerciante, importatore, esportatore, fornitore di servizi, MSPO o fornitore extra-UE.
• Raccolta di informazioni e tracciabilità relative a fornitore, acquirente, paese di produzione, luogo o appezzamento di produzione, geolocalizzazione o indirizzo postale valido, data o periodo di produzione, volume e documenti giustificativi.
• Controllo della complessità della catena di approvvigionamento per mappare gli intermediari, i livelli di approvvigionamento, il rischio di miscelazione e il nesso tra i volumi destinati all’UE e le origini di produzione.
• Legittimità e prove geospaziali a sostegno della valutazione del rischio paese, della verifica delle aree di produzione, della documentazione relativa ai terreni, dello screening sulla deforestazione e, ove necessario, delle prove raccolte sul campo.
• Valutazione e mitigazione dei rischi, al fine di garantire che le conclusioni relative a rischi trascurabili siano dimostrabili e che i rischi non trascurabili siano affrontati attraverso specifiche misure di mitigazione.
• MSPO e verifiche semplificate di idoneità nell’ambito della due diligence per accertare se i percorsi semplificati siano effettivamente applicabili.
• Custodia delle informazioni destinate agli operatori a valle e ai commercianti, comprese le informazioni relative a fornitori e acquirenti, i numeri di riferimento, gli identificativi delle dichiarazioni e i protocolli di risposta in caso di segnalazioni fondate.
• Valutazione delle lacune nella certificazione per capire in quali casi la certificazione corrobori le prove richieste dall’EUDR e in quali casi siano necessarie ulteriori verifiche.
• Manutenzione del sistema di due diligence, comprensiva di revisione annuale, aggiornamenti in caso di nuovi sviluppi, conservazione dei dati per cinque anni e revisione indipendente, ove del caso.
• Simulazione e tracciabilità per testare il processo end-to-end prima dell'invio o dei controlli da parte delle autorità.

Implicazioni per le catene di approvvigionamento dell'olio di palma

Per quanto riguarda il settore dell’olio di palma, la Guida V3 ribadisce la necessità di andare oltre le dichiarazioni di sostenibilità generiche e di verificare se i volumi destinati all’UE possano essere tracciati lungo l’intera catena di approvvigionamento.

La priorità è garantire che le spedizioni possano essere ricondotte alla raffineria, allo stabilimento, al rivenditore o al TTP/PoD, al fornitore, all’agricoltore o al luogo di produzione, e che il materiale non venga mescolato con volumi di origine sconosciuta o non conformi.

Tra le lacune più comuni in materia di preparazione figurano la tracciabilità limitata dal rivenditore o dal punto di raccolta all’agricoltore o alla piantagione, la geolocalizzazione incompleta, la scarsa riconciliazione dei volumi, l’eccessivo affidamento sulla certificazione e l’incertezza riguardo all’ambito di applicazione dei derivati a valle.

Ciò significa che le aziende dovrebbero partire dalle catene di approvvigionamento destinate all’UE e procedere a un’analisi delle prove, a uno screening geospaziale, a controlli di legalità, a una riconciliazione dei volumi e a simulazioni. L’obiettivo non è solo quello di preparare i documenti, ma anche di verificare se la catena probatoria sia sufficientemente solida da sostenere una dichiarazione di legalità e di assenza di deforestazione.

Preparazione dei sistemi di conformità in vista del dicembre 2026

L'evoluzione delle Linee guida EUDR dalla versione 1 alla versione 3 evidenzia una crescente maturità del quadro normativo in materia di conformità: più specifico per ruolo, più orientato al rischio e più basato su dati concreti.

La questione fondamentale non è solo se le aziende abbiano compreso le Linee guida, ma se tale interpretazione sia stata tradotta in procedure operative standard (SOP), strutture dei dati, flussi di prove, meccanismi di revisione e tracciati di audit.

Per un'analisi tecnica più approfondita, leggi il documento completo qui:

“Preparazione alla conformità all’EUDR 2026: analisi dello sviluppo del documento di orientamento in vista dell’attuazione nel dicembre 2026.”

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