Da der Termin für das Inkrafttreten der EU-Verordnung zur Entwaldung (EUDR) im Dezember 2026 näher rückt, treten Unternehmen entlang der relevanten Rohstofflieferketten in eine eher praxisorientierte Vorbereitungsphase ein. Der Schwerpunkt liegt nicht mehr nur darauf, die Anforderungen der Verordnung zu verstehen, sondern darauf, ob die Systeme zur Einhaltung der Vorschriften in der Praxis funktionieren können.

Für Unternehmen, die mit Rohstoffen wie Palmöl, Kakao, Kaffee, Kautschuk, Soja, Rindern und Holz handeln, hängt die EUDR-Bereitschaft von mehr ab als nur von Grundsatzerklärungen, Zertifizierungen oder Lieferantenerklärungen. Sie erfordert die Fähigkeit, Produkt, Lieferant, Produktionsort, Geolokalisierung, Legalitätsnachweise, Sorgfaltspflichten-Dokumentation, Risikobewertung, Risikominderung und Transaktionsdaten in einem einzigen, auf Nachweisen basierenden System zu verknüpfen.

Die Entwicklung der „EUDR Frequently Asked Questions“ (FAQ), insbesondere der 5. Fassung, liefert wichtige Klarstellungen dazu, wie sich Unternehmen auf die Umsetzung vorbereiten sollten. Die FAQ haben sich von einer Erläuterung allgemeiner Konzepte zu einem eher praxisorientierten Leitfaden für die Vorbereitungsphase weiterentwickelt. Sie helfen Unternehmen zu verstehen, wie sich die Verpflichtungen auf die Akteure der Lieferkette verteilen, wie Informationen entlang der Lieferkette weitergegeben werden sollten und welche Nachweise zur Untermauerung der Einhaltung der Vorschriften aufbewahrt werden müssen.

Eines bleibt klar: Vereinfachung bedeutet nicht, dass die Compliance-Anforderungen gesenkt werden.

Produkte, die auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht, dort bereitgestellt oder aus der EU exportiert werden, müssen weiterhin entwaldungsfrei, legal und rückverfolgbar sein und durch überprüfbare Nachweise belegt werden. Was sich ändert, ist die Art und Weise, wie die Verantwortlichkeiten verteilt werden, wie die Dokumentation verwaltet wird und wie Unternehmen den Zusammenhang zwischen Produkten, Transaktionen, Lieferanten, Produktionsstätten, geografischen Standorten, Legalitätsnachweisen und Sorgfaltspflichten nachweisen.

Vom Verständnis der Vorschriften bis zur Erprobung des Systems

Die früheren Fassungen der EUDR-FAQ konzentrierten sich auf grundlegende Themen wie den Produktumfang, die Sorgfaltspflicht, die Rückverfolgbarkeit, die Geolokalisierung, den Zeitplan und die Nutzung des Informationssystems. Im Laufe der Weiterentwicklung der FAQ wurden zunehmend praktische Fragen zur Umsetzung behandelt, darunter die Frage, wie sich die Verpflichtungen auf verschiedene Akteure auswirken, wie zusammengesetzte Produkte zu bewerten sind, wie nachgelagerte Betreiber und Händler Informationen verwalten sollten, wie E-Commerce-Transaktionen behandelt werden und wie die EUDR-Sorgfaltspflicht die Angleichung an andere EU-Regulierungsanforderungen unterstützen kann.

Daher müssen sich Unternehmen nun fragen, ob ihre Produktdaten, Lieferanteninformationen, Standortdaten, Nachweise zur Rechtskonformität, Risikobewertungen, Maßnahmen zur Risikominderung und Transaktionsunterlagen so organisiert sind, dass sie überprüft werden können.

Mit anderen Worten: Das System muss vor Ablauf der Implementierungsfrist klar, dokumentiert und testbar sein.

Wichtige Erläuterungen aus der 5. Fassung der FAQ

Eine der wichtigsten Neuerungen der 5. Fassung der FAQ ist die Klarstellung der Rollenarchitektur. Die Verpflichtungen gemäß der EUDR richten sich nicht ausschließlich nach der rechtlichen Identität eines Unternehmens. Sie hängen vielmehr von der Rolle ab, die ein Unternehmen bei einem bestimmten Produkt und einer bestimmten Transaktion einnimmt. Dasselbe Unternehmen kann bei einem Produkt als Betreiber, bei einem anderen als nachgelagerter Betreiber und bei einer weiteren Transaktion als Händler auftreten. Das bedeutet, dass die Zuordnung der Rollen auf Produkt- und Transaktionsebene erfolgen muss, nicht nur auf Unternehmensebene.

In den FAQ wird zudem erläutert, wie DDS, vereinfachte Anmeldung, Referenznummer, Anmeldungskennung und Prüfnummer zu verstehen und zu verwalten sind. Dies ist von Bedeutung, da es bei der Vorbereitung nicht nur darum geht, Daten in das Informationssystem einzugeben. Unternehmen müssen sicherstellen, dass jede Kennung zu dem richtigen Produkt, der richtigen Charge, der richtigen Sendung, dem richtigen Lieferanten und den richtigen Transaktionsbelegen zurückverfolgt werden kann, wobei die entsprechenden Nachweise in einem übersichtlichen und überprüfbaren Format aufzubewahren sind.

Für nachgelagerte Betreiber und Händler bringt die FAQ eine wichtige Vereinfachung mit sich. Wenn ein Produkt bereits auf einer vorgelagerten Stufe erfasst wurde, müssen sie möglicherweise keine neue DDS oder vereinfachte Erklärung mehr einreichen. Dies entbindet sie jedoch nicht von ihren Pflichten. Sie müssen weiterhin relevante Informationen aufbewahren, die Referenznummer oder die Identifikationsnummer der Erklärung speichern, die Verknüpfung zu den Transaktionen aufrechterhalten und den zuständigen Behörden auf Anfrage Informationen zur Verfügung stellen. Außerdem müssen sie über ein klares Verfahren zur Bearbeitung begründeter Bedenken verfügen, einschließlich der Überprüfung des Sachverhalts, der internen Eskalation, der Einleitung geeigneter Folgemaßnahmen und der Meldung an die zuständigen Behörden. Dadurch verlagert sich ein Teil der Compliance-Belastung von der wiederholten Einreichung hin zur Aufbewahrung von Informationen, der Bearbeitung von Bedenken und der evidenzbasierten Reaktion.

Auch die Klarstellung zum MSPO erfordert besondere Aufmerksamkeit, da sie sich auf eine bestimmte Rollenkategorie bezieht. Ein MSPO ist ein Kleinst- oder Kleinunternehmen, das in einem Land mit geringem Risiko ansässig ist, relevante Produkte direkt in der EU in Verkehr bringt oder exportiert und der Primärerzeuger dieser Produkte ist, d. h., das Unternehmen hat diese selbst angebaut, geerntet, beschafft oder gezüchtet. Dies sollte nicht als allgemeine Ausnahmeregelung betrachtet werden. Jedes Unternehmen muss weiterhin prüfen, ob die MSPO-Kriterien erfüllt sind, ob eine vereinfachte Erklärung gültig verwendet werden kann und ob Nachweise wie Geolokalisierung, Postanschrift oder Sorgfaltspflichtunterlagen weiterhin erforderlich sind.

Ein weiterer wichtiger Punkt sind begründete Bedenken. Ein begründetes Bedenken sollte nicht als passive Beschwerdeaufzeichnung behandelt werden. Es kann eine Überprüfung, Eskalation, Abhilfemaßnahmen, die Benachrichtigung der betroffenen Parteien sowie die Dokumentation der endgültigen Entscheidung nach sich ziehen. Unternehmen benötigen daher ein klares Verfahren zur Bewertung, Nachverfolgung und Dokumentation von Bedenken, die auf ein Compliance-Risiko hindeuten könnten.

Die FAQ unterstreichen zudem die Bedeutung des EUDR-Informationssystems und der Geodaten-Tools. Das Informationssystem bleibt der wichtigste Kanal für die elektronische Verwaltung und Einreichung von Sorgfaltspflicht-Erklärungen. Gleichzeitig können Geodaten-Tools wie „Global Forest Cover 2020“ und „Global Forest Types 2020“ die Überprüfung auf Entwaldung und die Risikobewertung unterstützen. Diese Datenquellen und Tools sind jedoch weder verpflichtend noch ausschließlich noch rechtsverbindlich. Sie sollten den umfassenderen Sorgfaltsprüfungsprozess nicht ersetzen, sondern neben Lieferanteninformationen, Legalitätsnachweisen, Aufzeichnungen über den Produktionsort, Transaktionsdokumenten und Entscheidungen zur Risikominderung genutzt werden.

Was das für Unternehmen bedeutet

In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen mehr als nur Dokumente vorbereiten müssen. Sie müssen die Zusammenhänge zwischen Daten, Akteuren, Produkten, Belegen und Entscheidungen herausarbeiten.

Mehrere Bereiche der Einsatzbereitschaft sollten Priorität erhalten:

• Abgleich des Produkt- und Transaktionsumfangs, um festzustellen, welche Produkte gemäß Anhang I, HS-/CN-Code, relevanter Ware, Produktzusammensetzung und Transaktionsweg unter die EUDR fallen.
• Rollenabgleich zur Feststellung, ob das Unternehmen bei jeder Transaktion als Betreiber, nachgelagerter Betreiber, Händler, MSPO, Importeur, Exporteur, Dienstleister oder Nicht-EU-Lieferant auftritt.
• DDS und vereinfachter Meldeprozess zur Festlegung, wer die Meldungen einreicht, wer die Identifikatoren erhält, wie diese gespeichert werden und wie sie mit den Transaktionsbelegen verknüpft werden.
• Verfahren zur Aufbewahrung von Informationen für nachgelagerte Betreiber und Händler, einschließlich Lieferanten- und Käuferangaben, Referenznummern, Erklärungskennungen und Transaktionsverknüpfungen.
• Verknüpfung von Lieferanten und Produktionsstandorten zur Verknüpfung von Produkt, Charge, Menge, Lieferant, Produktionsstandort, Geolokalisierung, Nachweisen zur Rechtskonformität und Begleitdokumenten.
• Fundierter Umgang mit Anliegen, um sicherzustellen, dass diese geprüft, verifiziert, eskaliert, behoben und dokumentiert werden.
• Workflow zur Auswertung von Geodaten und Belegen, bei dem Geodaten-Tools als Unterstützung für die Vorabprüfung genutzt werden, während weiterhin auf umfassendere Belege zurückgegriffen wird.
• Umfassender Testlauf und Prüfpfad, um vor der Implementierung zu prüfen, ob das Compliance-System in der Praxis funktioniert.

Diese Bereiche zeigen, dass die EUDR-Bereitschaft keine einmalige Dokumentenarbeit ist. Es handelt sich vielmehr um einen Prozess zum Aufbau eines Compliance-Systems, das überprüft, wiederholt und verbessert werden kann.

Auswirkungen auf die Lieferketten für Palmöl

Für den Palmölsektor ist die Entwicklung der FAQ besonders relevant, da viele Lücken in der Vorbereitung auf operativer Ebene auftreten.

Die Herausforderung besteht nicht nur darin, ob ein Unternehmen über eine Nachhaltigkeitsrichtlinie, eine Zertifizierung oder eine Lieferantenliste verfügt. Der eigentliche Test besteht darin, ob es den Zusammenhang zwischen den für den EU-Markt bestimmten Produkten und der dahinterstehenden Beschaffungsbasis nachweisen kann.

Dies ist besonders wichtig, wenn an der Lieferkette Händler, TTPs, PoDs, Kleinbauern, Mühlen, Raffinerien, Handelsunternehmen und Exporteure beteiligt sind. Eine eingeschränkte Rückverfolgbarkeit vom Händler oder der Sammelstelle bis zum Landwirt oder zur Plantage, Mengen aus verschiedenen Herkunftsquellen, unvollständige Geolokalisierung, eine schwache Verknüpfung von Chargen und Mengen sowie eine übermäßige Abhängigkeit von Zertifizierungen können allesamt zu Lücken in der Vorbereitung führen.

Bei Palmölprodukten, die für den EU-Markt bestimmt sind, müssen Unternehmen sicherstellen, dass Lieferantendaten, Angaben zum Produktionsort, Geolokalisierungsdaten, Nachweise zur Rechtmäßigkeit, Mengenabgleiche, Risikobewertungen, Entscheidungen zu Risikominderungsmaßnahmen und Transaktionsaufzeichnungen gemeinsam überprüft werden können. Fehlt ein Teil der Nachweiskette, könnte es für das Unternehmen schwierig werden, die Behauptung „abholzungsfrei“ zu belegen oder auf Anfragen der Behörden zu reagieren.

Auf dem Weg zur Einsatzbereitschaft im Jahr 2026

Die Entwicklung der EUDR-FAQ zeigt eine Entwicklung weg von einem grundlegenden Verständnis der Rechtsvorschriften hin zu einem Bereitschaftsmodell, das stärker rollenspezifisch, datenbezogen und evidenzbasiert ist.

Für Unternehmen, die sich auf den Dezember 2026 vorbereiten, lautet die entscheidende Frage nicht mehr nur: „Verstehen wir die EUDR?“, sondern: „Können wir nachweisen, dass unser Compliance-System in der Praxis funktioniert?“

Durch Vereinfachungen lassen sich zwar bestimmte Verwaltungsschritte reduzieren, doch die Anforderungen an Rückverfolgbarkeit, Rechtmäßigkeit, Risikobewertung, Dokumentation und Nachweisführung bleiben bestehen. Unternehmen müssen weiterhin nachweisen, dass ihre Produkte nicht zur Entwaldung beitragen, rechtmäßig hergestellt wurden und durch überprüfbare Informationen belegt sind.

Ein EUDR-konformes Unternehmen ist nicht einfach nur eines, das über eine Richtlinie oder eine Zertifizierung verfügt. Es ist ein Unternehmen, das nachweisen kann, dass die Erläuterungen in den FAQ in Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Datenstrukturen, Nachweisströme, Überprüfungsmechanismen und Prüfpfade umgesetzt wurden, die die tatsächlichen Gegebenheiten seiner Lieferkette widerspiegeln.

Eine ausführlichere technische Analyse finden Sie hier im vollständigen Bericht:

➡️ Vorbereitung auf die Einhaltung der EUDR 2026: Analyse der Entwicklung der FAQ im Hinblick auf die Umsetzung im Dezember 2026.

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