Da der Termin für das Inkrafttreten der EU-Verordnung zur Entwaldung (EUDR) im Dezember 2026 näher rückt, treten Unternehmen entlang der relevanten Rohstofflieferketten in eine eher praxisorientierte Vorbereitungsphase ein. Der Schwerpunkt liegt nicht mehr nur darauf, die Anforderungen der Verordnung zu verstehen, sondern darauf, ob die Systeme zur Einhaltung der Vorschriften in der Praxis funktionieren können.

Die Entwicklung des EUDR-Leitfadens von Version 1 bis Version 3 zeigt, wie sich die Auslegung der Verordnung weiterentwickelt hat. Der Leitfaden Version 1 schuf die ersten Grundlagen für das Verständnis der EUDR-Verpflichtungen. Der Leitfaden Version 2 klärte erste Umsetzungsfragen nach der ersten Fristverlängerung. Der Leitfaden Version 3 bietet nun die relevanteste Orientierungshilfe für die Vorbereitung auf das Jahr 2026, da er den aktualisierten Zeitplan, vereinfachte administrative Verpflichtungen, eine verfeinerte Rollenarchitektur sowie die Beziehung zwischen der EUDR und anderen Vorschriften zur Sorgfaltspflicht in Einklang bringt.

Für Unternehmen, die mit Rohstoffen wie Palmöl, Kakao, Kaffee, Kautschuk, Soja, Rindern und Holz handeln, hängt die EUDR-Bereitschaft von mehr ab als nur von politischen Verpflichtungen, Zertifizierungen, Lieferantenlisten oder Verarbeitungsbetriebslisten. Sie erfordert die Fähigkeit, Produktumfang, Lieferanteninformationen, Produktionsort, Geolokalisierung oder gültige Postanschrift, Legalitätsnachweise, Risikobewertung, Risikominderung, Informationsaufbewahrung und Handelsdokumente in einem rückverfolgbaren und überprüfbaren System zu verknüpfen.

Produkte, die auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht, dort bereitgestellt oder aus der EU exportiert werden, müssen weiterhin entwaldungsfrei, legal, rückverfolgbar und durch Nachweise belegt sein. Geändert hat sich lediglich die Verteilung der Verantwortlichkeiten auf die verschiedenen Akteure, die mögliche Vereinfachung bestimmter Verwaltungsschritte sowie die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Nachweise strukturieren sollten, um zu belegen, dass ihre Compliance-Systeme in der Praxis funktionieren.

Die Leitlinie V3 enthält mehrere Neuerungen, die Unternehmen in konkrete Maßnahmen umsetzen müssen.

Wie man Leitlinien in ein funktionierendes Compliance-System umsetzt

Im Laufe ihrer Entwicklung hat sich der Leitfaden von der Erläuterung grundlegender regulatorischer Konzepte hin zu einem eher praxisorientierten Compliance-Rahmen gewandelt. Frühere Fassungen konzentrierten sich auf grundlegende Konzepte wie das Inverkehrbringen von Produkten, die Bereitstellung von Produkten, Exportaktivitäten, Pflichten von Betreibern und Händlern, den Produktumfang, die Sorgfaltspflicht, die Rückverfolgbarkeit, die Geolokalisierung, die Rechtmäßigkeit, die Zertifizierung und die landwirtschaftliche Verwendung.

Diese Grundlagen sind nach wie vor wichtig, doch die Leitlinie V3 geht noch einen Schritt weiter in Richtung Umsetzung. Die Aktualisierung von 2026 legt den Schwerpunkt verstärkt auf rollenspezifische Verpflichtungen, vereinfachte Sorgfaltspflichten, die Verantwortlichkeiten von nachgelagerten Akteuren und Händlern, die MSPO-Berechtigung, den Zusammenhang mit der CSDDD und der Verordnung zur Bekämpfung von Zwangsarbeit sowie die Nachweissysteme, die Unternehmen vor Ablauf der Umsetzungsfrist einrichten müssen.

Die Rollenarchitektur wird konkreter

Eine der wichtigsten Neuerungen in Guidance V3 ist die klarer definierte Rollenarchitektur.

Die Verpflichtungen gemäß der EUDR richten sich nicht ausschließlich nach der rechtlichen Identität eines Unternehmens. Sie hängen vielmehr von der Rolle ab, die das Unternehmen in Bezug auf ein bestimmtes Produkt und eine bestimmte Transaktion spielt. Ein und dieselbe juristische Person kann für ein Produkt als Betreiber, für ein anderes Produkt als nachgelagerter Betreiber und bei einer weiteren Transaktion als Händler auftreten.

Daher ist die Zuordnung von Rollen und Transaktionen von entscheidender Bedeutung. Unternehmen müssen bei jeder relevanten Transaktion prüfen, ob sie als Betreiber, nachgelagerter Betreiber, Händler, Importeur, Exporteur, Dienstleister, Kleinst- oder Kleinbetreiber (MSPO) oder Nicht-EU-Lieferant auftreten.

Ohne diese Zuordnung könnten Unternehmen falsch verstehen, welche Verpflichtungen gelten, wer eine Sorgfaltspflichterklärung oder eine vereinfachte Erklärung abgeben muss, wer Informationen aufbewahren muss und wer reagieren muss, wenn neue Risikoinformationen oder begründete Bedenken auftreten.

Vereinfachung erfordert nach wie vor eine Nachweiskontrolle

Die Leitlinien V3 sehen Vereinfachungen vor, die darauf abzielen, den Verwaltungsaufwand für bestimmte Akteure zu verringern. Diese Vereinfachungen sollten jedoch nicht als Verringerung der Verantwortung ausgelegt werden.

So müssen beispielsweise nachgelagerte Wirtschaftsbeteiligte und Händler möglicherweise keine routinemäßige Sorgfaltsprüfung durchführen oder eine Sorgfaltserklärung bzw. eine vereinfachte Erklärung für Produkte vorlegen, die bereits auf einer vorgelagerten Stufe erfasst wurden. Sie sind jedoch weiterhin zur Aufbewahrung der Informationen verpflichtet. Dazu gehört die Aufbewahrung relevanter Lieferanten- und Abnehmerdaten, gegebenenfalls die Speicherung von Referenznummern oder Erklärungskennungen sowie die Bereitschaft, den zuständigen Behörden auf Anfrage Informationen zur Verfügung zu stellen.

Sollten neue Informationen oder begründete Bedenken auf eine mögliche Nichteinhaltung hindeuten, müssen nachgelagerte Akteure und Händler unter Umständen ebenfalls die zuständigen Behörden und die betroffenen nachgelagerten Akteure informieren und gegebenenfalls eine Überprüfung durchführen.

In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen über strenge interne Kontrollen des Informationsflusses verfügen müssen. Selbst wenn die Meldepflichten vereinfacht werden, bleibt die Fähigkeit, die Erfassung, Rückverfolgbarkeit und Verknüpfung nachzuweisen, von entscheidender Bedeutung.

MSPO und vereinfachte Sorgfaltsprüfung erfordern sorgfältige Eignungsprüfungen

Die aktualisierten Leitlinien stellen klar, dass die vereinfachte Behandlung im Rahmen der EUDR begrenzt ist und nicht als allgemeine Ausnahmeregelung ausgelegt werden sollte. Ein Kleinst- oder Kleinunternehmen der Primärproduktion (MSPO) darf eine vereinfachte Erklärung nur dann verwenden, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind, darunter, dass es sich um ein in einem Land mit geringem Risiko ansässiges Kleinst- oder Kleinunternehmen der Primärproduktion handelt, das die betreffenden Produkte direkt in Verkehr bringt oder exportiert und als Primärproduzent dieser Produkte auftritt. In diesem Zusammenhang bedeutet Primärproduktion, dass das Unternehmen die betreffenden Produkte selbst angebaut, geerntet, gewonnen oder gezüchtet hat.

In den Leitlinien wird außerdem erläutert, dass eine MSPO in bestimmten Fällen anstelle der Geolokalisierung eine Postanschrift verwenden darf, jedoch nur dann, wenn die Anschrift eindeutig dem betreffenden Grundstück oder dem betreffenden Viehbetrieb entspricht. Dies entbindet die MSPO jedoch nicht von der Verpflichtung, ausreichende Informationen und Nachweise aufzubewahren.

Bei Beschaffungen aus Ländern mit normalem oder hohem Risiko sollte nicht von einer vereinfachten Sorgfaltsprüfung ausgegangen werden. Eine umfassende Sorgfaltsprüfung ist weiterhin erforderlich, einschließlich der Einholung von Informationen, der Risikobewertung und gegebenenfalls der Risikominderung. Dies ist besonders wichtig bei Lieferungen mit gemischter Herkunft, bei Materialien unbekannter Herkunft oder bei Lieferketten, bei denen die Rückverfolgbarkeit zum Produktionsort unvollständig ist.

Der Produktumfang und die Zuordnung zu HS-/CN-Codes sind nach wie vor von entscheidender Bedeutung

In den Leitlinien wird erneut betont, dass der Produktumfang der EUDR durch Anhang I und die HS-/CN-Codes bestimmt wird. Das bedeutet, dass die Produktklassifizierung ein zentraler Schritt zur Vorbereitung ist und nicht nur eine nachträgliche administrative Maßnahme.

Unternehmen müssen relevante Produkte anhand des HS-/CN-Codes, der Produktbeschreibung, der jeweiligen Ware, des Anteils an Neu- oder Recyclingmaterial, des Verpackungsstatus und der Frage, ob es sich um ein Verbundprodukt handelt, klassifizieren. Bei Verbundprodukten müssen Unternehmen ermitteln, welche relevanten Waren oder Produkte enthalten sind und ob diese bereits in vorgelagerten Stufen erfasst wurden.

Die aktualisierten Leitlinien unterstreichen zudem, wie wichtig es ist, die Entwicklungen im Zusammenhang mit Anhang I und dem Entwurf des delegierten Rechtsakts zu verfolgen. Zu den vorgeschlagenen Änderungen gehören Aktualisierungen in Bezug auf Palmöl-Derivate und Oleochemikalien, löslichen Kaffee, gefrorene Rinderzungen, Häute, Felle und Leder sowie runderneuerte Reifen.

Für die Lieferketten im Palmölbereich ist dies besonders wichtig, da nachgelagerte Derivate von Änderungen des Geltungsbereichs betroffen sein können. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Abbildung des Produktumfangs auf dem neuesten Stand gehalten wird, da sich die Auslegung der Vorschriften und der Geltungsbereich der HS-/CN-Codes weiterentwickeln.

Eine Zertifizierung unterstützt die Sorgfaltspflicht, ersetzt sie jedoch nicht

Der Leitfaden vertritt eine einheitliche Position zu Zertifizierungs- und unabhängigen Verifizierungssystemen. Eine Zertifizierung kann die Risikobewertung und -minderung unterstützen, schafft jedoch keine „grüne Spur“ und ersetzt nicht die Sorgfaltspflicht des Betreibers.

Dies ist ein wichtiger Punkt für Unternehmen, die im Rahmen ihres Nachhaltigkeitssystems in hohem Maße auf Zertifizierungen setzen. Zertifizierungen können zwar nützliche Nachweise liefern, doch müssen Unternehmen dennoch prüfen, ob der Geltungsbereich des Zertifizierungssystems, dessen Governance, die Produktkette, die Anforderungen an den Standort, die Abdeckung der Rechtskonformität sowie der Umgang mit Mischungsrisiken mit den Erwartungen der EUDR im Einklang stehen.

Die Komplexität der Lieferkette muss unter Kontrolle gehalten werden

Die Komplexität der Lieferkette stellt gemäß den Leitlinien weiterhin einen wesentlichen Risikofaktor dar. Das Risiko steigt, wenn eine Lieferkette viele Zwischenhändler, Verarbeiter, Sammelstellen oder Produktionsquellen umfasst, insbesondere wenn Materialien bekannter und unbekannter Herkunft miteinander vermischt sein könnten.

Bei Palmöl ist dieses Thema besonders relevant, wenn die Lieferkette Kleinbauern, Händler, TTPs oder PoDs, Mühlen, Raffinerien, Handelsunternehmen, Exporteure und Lieferungen in die EU umfasst. Unternehmen müssen nachvollziehen können, wie sich die Mengen über diese Ebenen hinweg bewegen und ob Produkt-, Lieferanten-, Standort-, Legalitäts- und Transaktionsdaten miteinander verknüpft werden können.

Die Rückverfolgbarkeit bis auf die Ebene der Plantage oder des Produktionsstandorts, die Dokumentation der Trennung sowie die Mengenabstimmung sind entscheidend, um eine glaubwürdige Feststellung der Abholzungsfreiheit zu untermauern.

Was Unternehmen vorbereiten müssen

Aus den Leitlinien V3 geht hervor, dass die EUDR-Bereitschaft als funktionierendes Compliance-System aufgebaut werden muss. Dabei sollten mehrere Bereiche Priorität erhalten:

• Erfassung des Produktumfangs auf der Grundlage von Anhang I, HS-/CN-Codes, Produktbeschreibung, relevanter Ware, Verpackungsstatus, Anteil an recyceltem oder neuem Material sowie den Bestandteilen von Verbundprodukten.
• Zuordnung von Rollen und Transaktionen, um festzustellen, ob das Unternehmen als Betreiber, nachgelagerter Betreiber, Händler, Importeur, Exporteur, Dienstleister, MSPO oder Nicht-EU-Lieferant auftritt.
• Erfassung von Informationen und Rückverfolgbarkeit in Bezug auf Lieferant, Käufer, Produktionsland, Produktionsort oder -parzelle, Geolokalisierung oder gültige Postanschrift, Produktionsdatum oder -zeitraum, Menge sowie Begleitdokumente.
• Steuerung der Komplexität der Lieferkette zur Erfassung von Zwischenhändlern, Beschaffungsstufen, Mischrisiken sowie der Verbindung zwischen den für die EU bestimmten Mengen und den Herkunftsländern der Produktion.
• Rechtliche Grundlagen und georäumliche Nachweise zur Untermauerung der Länderrisikoprüfung, der Überprüfung von Anbaugebieten, der landbezogenen Dokumentation, der Überprüfung auf Entwaldung sowie gegebenenfalls von Nachweisen aus der Praxis.
• Risikobewertung und Risikominderung, um sicherzustellen, dass die Schlussfolgerung, dass das Risiko vernachlässigbar ist, nachweisbar ist und dass nicht vernachlässigbare Risiken durch konkrete Maßnahmen zur Risikominderung angegangen werden.
• MSPO und vereinfachte Sorgfaltsprüfungen zur Feststellung, ob vereinfachte Verfahren tatsächlich zur Anwendung kommen.
• Aufbewahrung von Informationen für nachgelagerte Akteure und Händler, einschließlich Lieferanten-/Käuferangaben, Referenznummern, Identifikationsnummern für Meldungen und Vorgehensweisen bei begründeten Bedenken.
• Bewertung von Zertifizierungslücken, um zu ermitteln, in welchen Bereichen die Zertifizierung die EUDR-Nachweise untermauert und wo zusätzliche Überprüfungen erforderlich sind.
• Wartung des Due-Diligence-Systems, einschließlich jährlicher Überprüfung, Aktualisierungen bei neuen Entwicklungen, Aufbewahrung der Unterlagen für fünf Jahre sowie gegebenenfalls einer unabhängigen Überprüfung.
• Testlauf und Prüfprotokoll zum Testen des gesamten Prozesses vor der Einreichung oder vor der Überprüfung durch die zuständige Behörde.

Auswirkungen auf die Lieferketten für Palmöl

Für den Palmölsektor unterstreicht die Leitlinie V3 die Notwendigkeit, über allgemeine Nachhaltigkeitsversprechen hinauszugehen und zu prüfen, ob die für die EU bestimmten Mengen über die gesamte Lieferkette hinweg zurückverfolgt werden können.

Vorrangig ist es, sicherzustellen, dass Sendungen bis zur Raffinerie, Mühle, zum Händler oder TTP/PoD, Lieferanten, Landwirt oder Produktionsort zurückverfolgt werden können und dass das Material nicht mit Mengen unbekannter Herkunft oder nicht konformen Mengen vermischt wird.

Zu den häufigsten Lücken bei der Nachvollziehbarkeit zählen eine eingeschränkte Rückverfolgbarkeit vom Händler oder der Annahmestelle bis zum Landwirt oder zur Plantage, unvollständige Geolokalisierung, unzureichende Mengenabstimmung, eine übermäßige Abhängigkeit von Zertifizierungen sowie Unsicherheiten hinsichtlich des Umfangs nachgelagerter Derivate.

Das bedeutet, dass Unternehmen bei ihren Lieferketten mit EU-Bestimmung ansetzen und eine Überprüfung der Nachweise, ein georäumliches Screening, Legalitätsprüfungen, einen Mengenabgleich sowie Testläufe durchführen sollten. Das Ziel besteht nicht nur darin, Unterlagen vorzubereiten, sondern auch zu prüfen, ob die Nachweiskette stark genug ist, um die Behauptung der Entwaldungsfreiheit und der Rechtmäßigkeit zu untermauern.

Vorbereitung der Compliance-Systeme auf Dezember 2026

Die Weiterentwicklung der EUDR-Leitlinien von Version 1 bis Version 3 zeugt von einem ausgereiften Compliance-Rahmen: rollenspezifischer, risikobasierter und evidenzgestützter.

Die entscheidende Frage ist nicht nur, ob die Unternehmen die Leitlinien verstehen, sondern auch, ob die Auslegung in Standardarbeitsanweisungen, Datenstrukturen, Nachweisketten, Überprüfungsmechanismen und Prüfpfade umgesetzt wurde.

Eine ausführlichere technische Analyse finden Sie hier im vollständigen Bericht:

„Vorbereitung auf die Einhaltung der EUDR 2026: Analyse der Entwicklung des Leitfadens im Hinblick auf die Umsetzung im Dezember 2026.“

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